В учёте на складе 40 коробок, а на полке 32. Или наоборот: товар физически есть, а система не даёт его продать. Расхождения на складе почти никогда не бывают загадкой – это пропущенные или неверно оформленные движения, которые копились неделями. Разберём, откуда они берутся и как устроить учёт, чтобы остатки сходились.
Из чего складывается остаток
Остаток – не число, которое вводят руками, а результат движений: начальный остаток плюс приход минус расход, по каждому складу с учётом перемещений. Если какое-то движение не оформлено, остаток расходится с полкой ровно на эту величину.
- Приход – поступление от поставщика, возврат от покупателя, выпуск готовой продукции. Типичная ошибка: товар разгрузили и продают, а приход оформят «когда придут документы». Несколько дней система показывает минус или не даёт отгрузить.
- Расход – продажа, списание брака, отпуск материалов в производство. Ошибка: брак выбросили, а списание не оформили, и в учёте числится то, чего нет.
- Перемещение – между складами, магазинами или со склада в цех. Ошибка: со склада товар списали, а на другом не оприходовали, или перевезли вовсе без документа. Общий остаток сходится, а по складам – нет.
Отсюда главное правило: движение товара и его запись в учёте происходят в один день. Всё, что откладывается на потом, становится расхождением.
Инвентаризация
Инвентаризация – это пересчёт того, что реально лежит на складе, и сверка с учётом. Расхождения бывают двух видов: недостача, когда в учёте больше, чем на полке, и излишек, когда меньше. Чтобы пересчёт давал не просто новое число, а понимание, где теряется товар:
- На время пересчёта останавливайте движения по складу или фиксируйте момент, на который считаете. Иначе отгрузка посреди инвентаризации сама создаст расхождение.
- Считайте вслепую: кладовщик записывает то, что видит, а не сверяет с цифрой из системы.
- Не перезаписывайте остаток молча. Каждое расхождение оформляется отдельно – недостачей или излишком – с причиной, если её удалось найти.
- Разбирайте расхождения по позициям. Недостача и излишек по похожим товарам в одной инвентаризации – почти всегда пересортица, а не кража.
Полную инвентаризацию обычно проводят раз в квартал или в год, а дорогие и быстро оборачиваемые позиции пересчитывают выборочно, раз в неделю или в месяц.
Пересортица
Пересортица – это когда один товар учтён как другой: отгрузили синюю краску вместо голубой, приняли размер 42 как 44, продали позицию с похожим артикулом. Общее количество сходится, а по позициям одна в минусе, другая в плюсе.
Причины почти всегда в справочнике и на приёмке: дубли номенклатуры под разными названиями, похожие артикулы без понятного различия, приёмка по накладной без сверки с тем, что реально приехало. Лечится это чисткой справочника – у каждой позиции одно название, артикул и единица измерения, – приёмкой по факту и хранением похожих товаров в разных ячейках.
FIFO и средняя себестоимость
Остатки расходятся не только в штуках, но и в деньгах. Товар покупают партиями по разной цене, и при продаже нужно решить, по какой цене его списать. Основных способов два.
- FIFO – «первым пришёл, первым ушёл». Продажа списывает сначала самую старую партию по её цене, потом следующую.
- Средняя себестоимость. Стоимость всех остатков делится на их количество, и любая продажа списывается по средней цене.
Условный пример. Куплено 100 штук по 200 ₽, потом ещё 100 по 260 ₽, продано 120. По FIFO себестоимость продажи – 100 × 200 + 20 × 260 = 25 200 ₽, а оставшиеся 80 штук стоят 20 800 ₽. По средней штука стоит 230 ₽, себестоимость продажи – 27 600 ₽, остаток – 18 400 ₽. Разница в 2 400 ₽ на одной продаже – это разница в марже, которую покажет отчёт.
Ни один способ не «правильнее»: FIFO точнее показывает в остатке рост закупочных цен, средняя проще и сглаживает колебания. Ошибка – менять способ посреди года или считать себестоимость в таблице по цене последней закупки: тогда маржа скачет от месяца к месяцу без всякой причины в самом бизнесе.
Склад и деньги
Склад – это деньги, лежащие на полках. Пока складской учёт и финансы живут в разных программах, бизнес видит две несвязанные картины: в финансах закупка – это расход, а на складе – товар, который ещё не продан.
Из-за этого искажается прибыль. Если всю закупку относить к расходам месяца, в месяц большой закупки прибыль проваливается, а в следующий – подскакивает. Правильно относить на расходы себестоимость проданного, а нераспроданное держать в балансе как запасы. Тогда видно и реальную маржу, и сколько денег заморожено в товаре, который не двигается месяцами.
Залежавшиеся позиции – отдельная потеря. Товар, который полгода лежит без движения, – это деньги, на которые можно было закупить то, что продаётся. Найти такие позиции можно, только когда у каждой видны себестоимость и дата последнего движения.
Как это устроено в arwaro
В arwaro номенклатура, прайс-листы и остатки по всем складам ведутся в модуле «Склад», в одной системе с деньгами. Приход, расход и перемещения меняют остатки сразу, перемещение между складами – отдельная операция, а партии, серийные номера и ячейки учитываются там же. Инвентаризация фиксирует расхождения, резервы под заказы не дают продать то, чего нет, производство списывает сырьё на выпуск, а себестоимость считается из закупок и производства – по FIFO или по средней. Если подключены и «Финансы», маржа считается без выгрузок, а AI-агент отвечает в чате, например, что лежит на складе без движения. Склад, себестоимость и производство команда внедрения настраивает на ваших реальных данных в первую неделю запуска. Если остатки у вас не сходятся, напишите нам – разберём, где теряются движения.