Платёжный календарь – это план движения денег по дням: какие поступления ожидаются, какие платежи предстоят и сколько останется на счетах к вечеру каждого дня. ДДС рассказывает о прошлом, календарь – о ближайших неделях. Его главная задача – показать кассовый разрыв до того, как он наступил.
Что такое кассовый разрыв
Кассовый разрыв – это день, когда обязательных платежей больше, чем денег на счетах. Он случается и у прибыльного бизнеса: клиент платит через 30 дней после отгрузки, поставщик требует предоплату, зарплата приходится на 10-е и 25-е, а налоги – на 28-е. Прибыль за месяц положительная, но 25-го на счёте не хватает 300 тысяч.
Разрыв, замеченный за две недели, решается спокойно: попросить клиента о частичной оплате, перенести закупку, договориться с поставщиком об отсрочке. Разрыв, замеченный в день платежа, решается овердрафтом, просрочкой или деньгами собственника.
Из чего состоит календарь
- Входящий остаток – сколько денег на всех счетах и в кассах на начало дня.
- Плановые поступления – оплаты по выставленным счетам и договорам с ожидаемой датой.
- Плановые платежи – поставщики, аренда, зарплата, налоги, кредиты; у каждого есть срок и сумма.
- Исходящий остаток – входящий плюс поступления минус платежи. Ушёл в минус – это и есть разрыв.
Условный пример. В понедельник на счетах 400 тысяч. Во вторник клиент должен оплатить 250 тысяч, в среду уходят аренда на 150 тысяч и оплата поставщику на 300 тысяч, в пятницу – зарплата на 180 тысяч. Если клиент платит вовремя, к пятнице на счёте остаётся 20 тысяч: впритык, но разрыва нет. Если его оплата сдвинется на следующую неделю, уже в среду счёт уйдёт в минус на 50 тысяч. Остаток на понедельник этого не показывает – показывает только календарь.
Платежи полезно делить по гибкости. Налоги, зарплату и кредит перенести нельзя, оплату поставщику иногда можно, а покупку оборудования – почти всегда. Когда разрыв виден, такое деление сразу подсказывает, что двигать.
План и факт
Календарь живёт, только пока его сверяют с реальностью. Каждый плановый платёж рано или поздно становится фактическим – или не становится: клиент заплатил на неделю позже, поставщик выставил счёт на другую сумму. Если план не закрывать фактом, через месяц календарь показывает остаток, которого нет.
Правило простое: факт приходит из банка, план – из счетов, договоров и заявок на оплату. Пришла оплата – плановое поступление закрыто, а не висит рядом вторым поступлением. Не пришла в срок – план переносится на новую дату, и это видно, а не теряется в строке.
Где ломается таблица
Excel хорош для первого календаря: за вечер можно разложить платежи по дням и увидеть, хватает ли денег. Проблемы начинаются, когда таблицу нужно вести каждый день.
- Факт вносится руками. Выписку переносят в таблицу раз в несколько дней, и остаток в календаре расходится с банком ровно на то, что ещё не внесли.
- План и факт живут на разных листах. Оплаченный счёт забывают вычеркнуть из плана, и поступление учитывается дважды – календарь показывает деньги, которых не будет.
- Даты ожидаемых оплат никто не двигает. Клиент просрочил, а таблица по-прежнему считает, что деньги пришли 15-го.
- Формулы ломаются при вставке строк. Итог по дню перестаёт захватывать новый платёж, и ошибку замечают, когда уже поздно.
- У каждого своя копия. Менеджер договорился об отсрочке, финансист об этом не знает, и в его версии платёж стоит на старой дате.
Каждая из этих ошибок мелкая. Вместе они дают календарь, которому перестают верить, – и решения снова принимаются по остатку в банковском приложении.
Как вести календарь правильно
- Собирайте факт из банка автоматически или хотя бы каждый день, а не раз в неделю.
- Привязывайте плановые поступления к счетам и дебиторской задолженности: оплатили счёт – план закрыт.
- Заводите плановые платежи через заявки на оплату с согласованием. Тогда в календаре оказываются все расходы, а не только те, о которых помнит финансист.
- Держите горизонт минимум на четыре недели вперёд и пересматривайте его раз в неделю.
- Задайте неснижаемый остаток – сумму, ниже которой счёт опускаться не должен. Разрыв – это не только минус, но и день, когда остаток падает ниже этой планки.
Как это устроено в arwaro
В arwaro платёжный календарь входит в модуль «Финансы»: поступления и платежи разложены по дням, поэтому кассовый разрыв видно заранее, а не в день оплаты. Факт приходит из банковских выписок – из Сбера, Альфа-Банка и Точки сами каждый час, – заявки на оплату проходят согласование, а дебиторская и кредиторская задолженность лежат рядом, по срокам. AI-агент видит все эти данные, предупреждает о разрывах заранее и отвечает на вопрос словами, например «хватит ли денег на зарплату 25-го». Статьи, календарь и маршруты согласований настраивает команда внедрения за две недели запуска. Если хотите увидеть свой календарь на реальных данных, оставьте заявку.