Отчёт о движении денежных средств (ДДС) отвечает на простой вопрос: откуда пришли деньги и куда ушли. В отличие от отчёта о прибылях и убытках, он не знает про начисления и отгрузки – только про реальные поступления и списания на счетах и в кассах. Поэтому его главный источник – банковские выписки. Ниже – как собрать ДДС из выписок так, чтобы итог сходился с остатками в банке.
Что показывает ДДС
ДДС делит движение денег на три потока. Операционный – всё, что связано с основной работой: выручка от клиентов, оплата поставщикам, зарплата, налоги, аренда. Инвестиционный – покупка и продажа оборудования, вложения в другие компании. Финансовый – кредиты и займы, их погашение, взносы и выплаты собственникам.
Деление нужно не для красоты: по нему видно, за счёт чего живёт бизнес. Если операционный поток в минусе, а остаток на счёте держится на кредите, ДДС покажет это сразу, а ОПиУ – нет. Прибыль может быть на бумаге, а денег на зарплату при этом не хватит.
Дерево статей: с чего начать
Статья – это ответ на вопрос «за что». Частая ошибка – завести статью под каждого контрагента или, наоборот, свалить половину платежей в «Прочие расходы». Рабочее дерево для малого бизнеса умещается в 20–40 статей и строится от управленческих решений: если по статье вы ничего не решаете, отдельная строка ей не нужна.
- Поступления: выручка по направлениям, предоплаты, возвраты от поставщиков.
- Прямые расходы: материалы и товары, субподряд, доставка до клиента.
- Постоянные расходы: аренда, связь и сервисы, бухгалтерия, банковские комиссии.
- Персонал: зарплата, налоги и взносы с неё, подотчёт.
- Налоги компании: УСН или НДС и налог на прибыль, пени.
- Финансовые операции: кредиты и займы, проценты, выплаты собственнику.
Проценты по кредиту в управленческом ДДС часто держат отдельно от тела кредита: тело – финансовый поток, а проценты – цена денег, которую полезно видеть рядом с операционными расходами. Какое бы правило вы ни выбрали, важно выбрать его один раз и не менять от месяца к месяцу.
Как разносить выписку
Разнесение – это присвоение каждой строке выписки статьи, контрагента и, если нужно, направления или проекта. Вручную это делают по назначению платежа и ИНН получателя. Порядок, который экономит время:
- Сначала разнесите повторяющиеся платежи: аренду, связь, зарплатные реестры, налоги. Они узнаются по контрагенту и закрывают большую часть строк.
- Затем поступления от клиентов: их сверяют со счетами, чтобы заодно увидеть, кто ещё не заплатил.
- Остаются разовые операции. Их немного, но именно здесь рождаются «Прочие», которые через месяц никто не может расшифровать.
- В конце сверьте остаток на конец периода по каждому счёту с выпиской. Не сходится – ищите пропущенную выписку или задвоенную строку, а не подгоняйте цифру.
Одна строка выписки может относиться к нескольким статьям: оплата поставщику включает и товар, и доставку, зарплатный реестр – и оклад, и премию. Такую строку делят на части, иначе одна статья окажется завышенной, а другая пустой.
Где ДДС чаще всего врёт
Большинство расхождений дают не ошибки в статьях, а операции, которые выглядят как доход или расход, но ими не являются.
- Переводы между своими счетами. Деньги ушли с расчётного счёта в одном банке и пришли на счёт в другом – в выписках это списание и поступление. Если разнести их как расход и доход, обороты раздуются вдвое. Такие операции помечают как внутреннее перемещение: остатки по счетам меняются, итог ДДС – нет.
- Возвраты. Возврат денег клиенту – не расход, а уменьшение выручки; возврат от поставщика – не доход, а уменьшение закупки. Разнесите возврат на ту же статью, что и исходный платёж, с обратным знаком – тогда выручка за месяц будет честной.
- Эквайринг. Банк зачисляет оплату по картам одной суммой за день и уже за вычетом комиссии. Если записать поступление как есть, выручка занижена, а комиссии в расходах нет вовсе. Правильно – разделить зачисление на полную выручку и комиссию банка: суммы для этого есть в отчёте эквайера.
- Наличные и подотчёт. Деньги, выданные сотруднику под отчёт, ещё не потрачены. Пока нет отчёта, это перемещение, а не расход на статью.
- Личные траты собственника со счёта компании. Это выплата собственнику, а не расходы бизнеса, иначе расходы завышены, а маржа занижена.
Как часто обновлять
ДДС, собранный раз в месяц, отвечает на вопрос «что было». Чтобы он помогал решать, что делать на этой неделе, выписки разносят хотя бы раз в несколько дней: тогда к концу месяца отчёт уже собран, а не ждёт закрытия. Чем реже разнесение, тем больше строк копится и тем сильнее соблазн отправить непонятное в «Прочие».
Как это устроено в arwaro
В arwaro выписки по счетам в Сбере, Альфа-Банке и Точке приходят сами каждый час, а выписки остальных банков загружаются файлом или приходят по почте. Операции сами получают контрагента и статью по правилам, которые задаются один раз: например, все платежи арендодателю уходят в «Аренду». Правила раскладывают операции по статьям ДДС, направлениям и проектам, ручные правки остаются в истории, остаток сверяется с банком, а клик по любой цифре отчёта раскрывает операции, из которых она сложилась. Дерево статей ДДС и правила команда внедрения строит в первый же день двухнедельного запуска. Хотите посмотреть, как это будет выглядеть на ваших выписках, – напишите нам.